Op deze pagina zijn handige documenten te vinden over de implementatie van de Nieuwe Werkwijze binnen Sociaal Domein Achterhoeken. De meest gestelde vragen & antwoorden over de financiële en administratieve werkwijze, over het contractmanagement & KPI's en die tijdens de dialoogsessie met de zorgprofessionals en toegangsmedewerkers zijn gemaakt staan ook op deze pagina. Evenals het spoorboekje met alle stappen die in de komende periode worden gezet en de verslagen van de dialoogsessies

Ontbreekt er informatie? Geef dit gerust aan via inkoop@sociaaldomeinachterhoek.nl.

Foto's ondertekeningsbijeenkomst (25 mei 2022)

Benieuwd naar de ondertekenaars van de nieuwe contracten? De meesten zijn tijdens de ondertekening op de foto gegaan. Klik hier voor het overzicht

Foto's dialoogsessie zorgprofessionals en toegangsmedewerkers (21 juni 2022)

Benieuwd naar de foto's die tijdens deze dialoogbijeenkomst zijn gemaakt? Bekijk ze hier.

Handige documenten

Titel Grootte Categorie
Klantreis - Handleiding (versie 12 juni 2022) 1.6 MB Inkoop Download
Klantreis - Praatplaat (versie 18 mei 2022) 1 MB Inkoop Download
Spoorboekje implementatie Nieuwe Werkwijze (versie 24 mei 2022) 233 KB Inkoop Download
Informatieplaat 6: Invoering van de nieuwe werkwijze - overgangsregeling (versie 9 juni 2022) 643 KB Inkoop Download
Standaard Administratieprotocol 2022 (versie 5 september 2022) 185 KB Inkoop Download
Regionaal format evaluatiecriteria (versie 10 mei 2022) 331 KB Inkoop Download
Contactpersonenlijst gemeenten (versie 13 juli 2022) 39 KB Inkoop Download
Conversie van cliënten naar sub-segment (24 mei 2022) 125 KB Inkoop Download
Conversietabel Jeugd en Wmo (versie 5 september 2022) 177 KB Inkoop Download
Productcodes (versie 13 september 2022) 177 KB Inkoop Download

Verslagen en presentaties dialoogsessies

Titel Grootte Categorie
Verslag dialoogsessie zorgaanbieders (20 april 2022) 182 KB Inkoop Download
Verslag dialoogsessie communicatieadviseurs (21 april 2022) 1.3 MB Inkoop Download
Presentatie Klantreis - dialoogsessie voor zorgprofessionals en toegangsmedewerkers (21 juni 2022) 848 KB Inkoop Download
Terugkoppeling en presentatie Bestuurlijk Overleg (22 juni 2022) 3.5 MB Inkoop Download

Q&A's dialoogsessie zorgprofessionals en toegangsmedewerkers (21 juni 2022)

Een aantal vragen die tijdens de dialoogsessie met zorgprofessionals en toegangsmedewerkers zijn gesteld, heeft betrekking op een van de thema's uit de voorgaande dialoogsessies: administratieve werkwijze, financiële werkwijze, contractmanagement. Deze vragen zijn bij desbetreffende onderdelen terug te vinden.

De inhoud van het regionale evaluatieformulier is leidend voor het evaluatiegesprek tussen inwoner, zorgaanbieder en gemeente. Wat aan de orde komt tijdens het evaluatiegesprek staat in het regionale evaluatieformulier opgenomen. Zorgaanbieders zijn niet verplicht het regionale evaluatieformulier te gebruiken. Het dient als richtlijn voor het evaluatiegesprek. Wel zien we het graag dat zorgaanbieders de gevraagde informatie zoals in het regionale evaluatieformulier opgenomen, aanleveren bij de gemeente.

Het regionale evaluatieformulier is beschikbaar op de terugkoppelpagina dialoogsessies onder het kopje ‘handige documenten’ (of download hier).

Ja.

De zorgaanbieder geeft eventuele tussentijdse wijzigingen van het sub-segment door via een 317- bericht. De Toegangsmedewerker beoordeelt de tussentijdse wijziging en verstuurt een aangepaste beschikking. De gemeente stuurt vervolgens een bevestiging via een 319-bericht. Na goedkeuring volgt een 301-bericht (zie stap 5 en verder).

De zorgaanbieder doet hiervoor een nieuwe melding bij de toegang.

De hoofdaanbieder is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de zorg, ook als deze een onderaannemer of andere aanbieder binnen het sub-segment bijschakelt om de gestelde resultaten te behalen. De hoofdaanbieder is verantwoordelijk voor de onderlinge afrekening met de bijgeschakelde zorgaanbieder.

In de kern heeft de zorgaanbieder acceptatieplicht. Vanuit partnerschap gaat de consulent in gesprek met de zorgaanbieder. Mocht de zorgaanbieder om inhoudelijke redenen aangeven dat de client niet past bij deze zorgaanbieder, gaat deze in afstemming met de consulent op zoek naar een passend alternatief.

De cliënt wordt in de overgangsperiode warm overgedragen naar een andere gecontracteerde zorgaanbieder.

Tijdens de selectiefase is in de Selectieleidraad beschreven welke zorg naast een indicatie binnen GWV ingezet mag worden en waarvoor een aparte indicatie wordt opgesteld. Dit is in onderstaande afbeelding weergegeven. De eerste kolom betreffen de verschillende sub-segmenten die in het segment GWV worden onderscheiden, de tweede en derde kolom betreffen de sub-segmenten/dienstverlening die naast het betreffende sub-segment binnen GWV geïndiceerd kunnen worden. 

Schema sub-segmenten en dienstverlening GWV

Naast een indicatie Gezinshuiszorg en Verblijf Groep mag een indicatie IAJ behandeling ingezet worden als het gaat om een aanvullende Basis of Specialistische GGZ behandeling, medicatiecontrole of een systeeminterventie. Een vorm van dagbesteding of dagbehandeling maakt integraal onderdeel uit van de Gezinshuiszorg of Verblijf Groep en daarvoor wordt geen aparte indicatie opgesteld.

We verwachten dat innovatie binnen het budget georganiseerd kan worden.

Op het moment dat de zorg eindigt, stuurt de aanbieder een stopbericht naar de gemeente.

Nee, het Zorgplan hoeft niet gedeeld te worden met de Toegang. Waar nodig stuur je als zorgaanbieder aanvullende informatie uit het Zorgplan op naar de betrokken consulent, mits de cliënt hier toestemming voor heeft gegeven.

De zorgaanbieder verzendt een 'Start zorg' bericht (305) binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de zorg is gestart. Intake en kennismaking vallen hier niet onder.

Je bent als zorgaanbieder verantwoordelijk voor overbrugging tot de start van een traject als de situatie dat vraagt. En anders de startdatum terugkoppelen.

De aanbieder is verantwoordelijk voor het HOE.

Q&A's contractmanagement en KPI’s

Tijdens de dialoogsessie van 31 mei 2022 zijn we met elkaar in gesprek gegaan over KPI’s en hebben we gezamenlijk veel input opgehaald over de wijze waarop we willen sturen op resultaten. Na de zomer gaan we hier met elkaar verder mee aan de slag. Dan vertalen we de doelstellingen naar gewenste effecten en geven we invulling aan de wijze waarop we dit gaan monitoren. Het 1e contractjaar gebruiken we als ontwikkeljaar om al wel met elkaar data te genereren en te interpreteren, maar ook om daarnaast de juiste resultaten en normering te bepalen en stapsgewijs te werken aan de implementatie van de KPI’s en de sturing hierop. We zien het als een groeiproces vanuit partnerschap waar we samen aan het ‘prestatiedenken’ gaan werken.

Er zijn verschillende niveaus waarop we gezamenlijk gaan sturen op resultaten. In contractmanagement willen we een algemene brede trend terugzien. Dit is gekoppeld aan de geformuleerde doelstellingen op (sub-)segment, perceel en/of organisatieniveau. De directe relatie met de cliënt komt meer terug op consulentniveau, in bijvoorbeeld de periodieke evaluatiegesprekken.

We zien het eerste contractjaar als een vorm van nulmeting. Dat betekent dat we met elkaar gaan monitoren en sturen op inhoudelijke en financiële resultaten. Dit geeft ons een richting van wat we met elkaar de komende jaren verwachten. Het kan dus ook zo zijn dat we naar aanleiding van het eerste jaar de normen met elkaar gaan bepalen voor de verschillende KPI’s. De dialoogsessie van 31 mei 2022 heeft dat inzicht bijvoorbeeld gegeven.

Niet alle doelgroepen of zorgvragen zijn geschikt voor het sturen op een trajectduurverkorting. Om die reden willen we niet al het zorgaanbod over één kam scheren. Wel willen we met de nieuwe contracten sturen op resultaten en resultaatverbetering. Door zorgaanbieders meer vrijheid te geven in de vorm van we met elkaar een kwaliteit- en efficiencyverbetering te bewerkstelligen. Het verkorten van de trajectduur en een duurzaam resultaat kunnen het gevolg zijn van deze kwaliteit- en efficiencyverbetering.

Zeker niet. De doelstellingen die de gemeenten met de nieuwe contracten samen met de contractpartners beoogt, staan in de aanbestedingsstukken. Deze doelstellingen zijn voornamelijk gericht op kwaliteit van zorg. Echter, we proberen door SMART KPI’s te formuleren de effecten van de nieuwe contracten meetbaar te maken. Een effect is bijvoorbeeld het vergroten van de uitstroom en doorstroom doordat er passende zorg en/of ondersteuning wordt geleverd.

Dat klopt. Zie ook het antwoord op de vraag over duurverkorting. Wanneer duurverkorting geen passend resultaat is omdat bijvoorbeeld de doelgroep of zorgvraag daarvoor niet passend is, zullen we met elkaar op andere resultaten gaan sturen.

In de aanbestedingsstukken is hiervan een definitie geformuleerd. Meetinstrumenten worden met elkaar nog vastgesteld.

Definitie sociale basis volgens Selectieleidraad:

De sociale basis (voorheen: voorliggend veld, inclusief algemene voorzieningen) bestaat uit 3 onderling nauw verbonden pijlers: de inwoners zelf, hun netwerken en de meer formele, georgani­seerde sociale basisvoorzieningen. De sociale basis heeft een be­langrijke preventieve functie, verkleint de behoefte aan zwaardere (zorg)voorzieningen en raakt aan alle aspecten van het dagelijks leven. Zoals ontmoeting, onderwijs, opvoeding, werk, gezondheid, wonen, bewegen, cultuur en veiligheid. Alles bij elkaar vormt de sociale basis een vangnet voor hulp en steun. De sociale basis is zichtbaar en laagdrempelig, iedereen kan er gebruik van maken.

Definitie voorliggende voorzieningen volgens Selectieleidraad:

Geïndiceerde voorzieningen op grond van andere wetgeving, die als voorliggend voor een maatwerkvoorziening Wmo of Jeugdhulp kunnen worden ingezet en bekostigd.

De wijze waarop de KPI’s gemeten worden, werken we met elkaar na de zomer uit. Dit gebeurt in gezamenlijkheid of met individuele zorgaanbieders. Hierover ontvangen gecontracteerde zorgaanbieders na de zomer bericht.

Dat kan. De KPI’s moeten nog met elkaar worden vastgesteld en dus moet ook besloten worden of er een KPI voor cliënttevredenheid wordt geformuleerd. Mocht dit het geval zijn, dan kan of moet ook voor een KPI zoals cliënttevredenheid worden bepaald wat voor ieder segment een passende normering is. De normering kan afwijken. De gemeenten vinden het belangrijkste dat we met elkaar oog hebben voor dergelijke data en resultaten, de normering volgt daar vervolgens op.

In eerste instantie om te monitoren. Zodra we met elkaar meer gevoel krijgen bij de resultaten en de data die we met elkaar ophalen, zal het ook meer sturing geven. Onder andere door het gesprek te voeren over wat we zien, maar ook door normen te gaan stellen die passend zijn bij de inhoudelijke beweging die we met de opdracht willen bewerkstelligen.

De wijze waarop de KPI’s gemeten worden, werken we met elkaar uit in een volgende sessie. In de sessie van 31 mei 2022 wilden we voornamelijk met elkaar bespreken waar we op moeten monitoren en wat inhoudelijke zaken zijn waar KPI’s op geformuleerd kunnen worden.

De gemeenten in de Achterhoek sluiten niet uit dat we daar geen gebruik van gaan maken. Deze doelrealisatie KPI’s kunnen ook als onderdeel van de managementinformatie worden toegevoegd.

De gemeenten werken nu met Initi8 als regionale databank. Deze is gekoppeld aan het Vecozo Berichtenverkeer. Er wordt onderzocht of ook zorgaanbieders toegang kunnen krijgen tot deze databank.

Die mogelijkheid is er zeker, als daar inhoudelijk een reden voor is en zowel gemeenten als zorgaanbieder het wenselijk achten dat hierop gemonitord wordt.

De KPI’s worden op organisatieniveau gerapporteerd, maar de gemeenten kunnen deze natuurlijk bundelen waardoor we ook op (sub-)segment – of zelfs segment overstijgend overzichten kunnen maken. Deze informatie kan weer gedeeld worden met de markt, zodat we ook het grotere geheel met elkaar kunnen bekijken en bespreken en/of vergelijken.

De normering zullen we met elkaar nog moeten bepalen. Het kan zijn dat voor 1 KPI bijvoorbeeld een algemene normering wordt toegepast (voor een ieder hetzelfde) maar dat er ook KPI’s zijn waarvoor een normering op bijvoorbeeld segment-niveau of organisatie niveau meer passend is.

Dat zijn op dit moment de 2 subsegmenten waar een duidelijke beweging in wordt verwacht en waar ook de doelstellingen van de opdracht een duidelijke richting in geven. De KPI’s die we met elkaar afspreken, zijn dynamisch. Dit houdt in dat in de loop van het contract er ook KPI’s kunnen bijkomen dan wel worden geschrapt, als de situatie verandert. 

Het regionaal contractmanagement monitort de uitnutting van de plekken. Op het moment dat tussentijds geconstateerd wordt dat het aantal plekken volloopt, gaat de contactmanager hierover het gesprek aan. Ook heeft de zorgaanbieder hier een verantwoordelijkheid in. In de overeenkomsten is hierover het volgende opgenomen: Als er wachtlijsten dreigen te ontstaan, geeft de Opdrachtnemer dit tijdig en proactief door aan de contractmanager van Opdrachtgever en worden in overleg met de contractmanager door Opdrachtnemer maatregelen getroffen. 

Iedere zorgaanbieder heeft zelf een prijs per plek geoffreerd. We verwachten van zorgaanbieders dat zij op basis van deze prijs per plek en het aantal plekken dat de zorgaanbieder gegund heeft gekregen, de ondersteuning kan bieden.

Er wordt afgerekend op basis van plekken.

Q&A's Administratieve werkwijze

 Er is een contactpersonenlijst per gemeente. Download de lijst hier.

Ja, we verwachten een 307 als een beschikking afloopt. 

Ja, 1 stuks totaal binnen geldigheidsduur beschikking. 

Ja, huidig verzoek is dat aanbieders 10 juni systeem hebben ingericht. Aansluitend kunnen ook de nieuwe jw315 berichten ingediend worden. 

Ja, wij beëindigen de huidige beschikking/toekenning en u krijgt een nieuwe beschikking/toekenning met de huidige einddatum. 

Dit zal per gemeente wisselend zijn, omdat zij met verschillende applicaties werken. 

De ingangsdatum is de datum die in het 301 wordt vermeld, niet de datum waarop 301 is verzonden. In het 305 bericht geeft de aanbieder aan wanneer de zorg start of intake plaats vindt. 

Ja, dit is een gezamenlijke werkwijze voor alle gemeenten. 

Aan de voorkant, bij de start van een indicatie, wordt met de inwoner en aanbieder afgesproken wanneer geëvalueerd wordt. Een eventuele verlenging wordt dan ook besproken. 

We gaan werken met (sub)segmenten. Daar vraagt aanbieder op aan en wordt op toegewezen. Als voorbeeld, alle huidige 54 codes vallen onder 54Z01. 

Ja, de oude codes blijven bestaan tijdens de overgangsperiode. 

Ja, we blijven werken met het ondersteuningsplan. 

Ja, binnen gemeenten is extra capaciteit beschikbaar om de werkzaamheden op te vangen. 

In de indicatie worden geen omvang en frequentie meer genoemd maar wel resultaatafspraken. Afspraken over verantwoording worden in 2e helft 2022 gemaakt om in te laten gaan per 2023. 

Ja.

Als er nog zorg noodzakelijk is, ja. 

Ja. 

Om de zorg te continueren. Deze worden nog omgezet naar nieuwe werkwijze. 

Deze worden omgezet. 

Ja.

Hiervoor is de conversietabel opgesteld. Deze is terug te vinden op de terugkoppelpagina dialoogsessies onder het kopje ‘handige documenten’ (of download hier).

Nee. Voor huidige cliënten staat in de conversietabel aangegeven naar welke subsegmenten de producten worden omgezet. Toekomstige cliënten worden door de toegang geïndiceerd op sub-segmentniveau.

Dit is in de nieuwe versie van het SAP aangepast. Deze is te vinden op de terugkoppelpagina dialoogsessies onder het kopje ‘handige documenten’ (of download hier).

Q&A's financiële werkwijze - betaling

De gemeenten binnen het Sociaal Domein Achterhoek hebben geen officiële samenwerking. Dit betekent dat de betaling niet vanuit 1 gemeente verricht kan worden. We begrijpen de wens om de betaling via 1 centraal punt te organiseren en dit willen we overwegen. Voor 1 juli 2022 is dit niet in te regelen. We gaan dit jaar onderzoeken of en hoe dit op termijn kan.

Zorgaanbieders ontvangen 1 betaling per gemeente. Gemeenten maken voor de zorgaanbieder inzichtelijk hoe dit bedrag is opgebouwd door aan te geven welk bedrag bij welk (sub)segment hoort. Dit is het betaalschema waaraan wordt gerefereerd in de Financiële afspraken die als bijlage bij de overeenkomst hoort. Het betaalschema wordt op een later moment, maar voor 1 juli, opgesteld.

Q&A's financiële werkwijze - afrekening

Ook hier begrijpen we de wens om de afrekening via 1 centraal punt te organiseren. We gaan onderzoeken hoe we dit kunnen inregelen.

We verwijzen u graag naar de bijlage Financiële afspraken die als bijlage zijn opgenomen bij de overeenkomst.

In principe is stellen we jaarlijks het lumpsumbedrag vast voor het volgend jaar. Elk kwartaal monitoren we de plekbezetting. Mocht blijken dat de daadwerkelijke realisatie van de plekbezetting naar oordeel van de gemeenten en de zorgaanbieder een dreigende onder- dan wel overschrijding laat zien, dan kan de bevoorschotting, na melding hiervan door de gemeenten aan betreffende aanbieder, naar beneden dan wel boven worden bijgesteld.

De opgegeven doorlooptijd is geen onderdeel van de afrekening. De afrekening vindt plaats op basis van de daadwerkelijke plekbezetting. Wel kijken we hoe de opgegeven doorlooptijd zich verhoudt tot de daadwerkelijke doorlooptijd. Als dit erg van elkaar verschilt, gaan we hier het gesprek over aan met de aanbieder. Daarnaast is de doorlooptijd ook één van de onderdelen waarop de lumpsum voor de volgende periode wordt bepaald en kan het onderdeel worden van de gezamenlijk vast te stellen resultaatafspraken (KPI’s).

We gaan niet uit van een standaard duur of de opgegeven gemiddelde doorlooptijd. De duur van de indicatie wordt, zoals beschreven in de klantreis, bepaald door de toegangsmedewerker van de gemeente in afstemming met de aanbieder.

De KPI’s zijn nog niet vastgesteld. Gemeenten en aanbieders gaan in gezamenlijkheid een set KPI’s formuleren. Een eerste aanzet hiervoor wordt gedaan tijdens de sessies op 31 mei en 8 juni. Het eerste jaar wordt niet afgerekend op KPI’s.

Q&A's financiële werkwijze - verantwoording

Door de startdatum van de nieuwe werkwijze met een halfjaar uit te stellen tot 1 juli 2022, loopt het eerste jaar van 1 juli 2022 tot 1 juli 2023. De gemeenten willen ook toewerken naar een situatie waarin de financiële afspraken gelijklopen met het boekjaar. We zoeken dit jaar of en hoe dit op termijn kan.

Er zal voor 2022 geen nieuwe informatiewens komen voor zorgaanbieders. Gemeenten en zorgaanbieders stellen voor eind 2022 samen de verantwoordingsinformatie voor 2023 vast. Daarbij sluiten we zoveel mogelijk aan bij bestaande systemen, het SAP en de informatie uit het berichtenverkeer.

De verantwoording zal per boekjaar plaatsvinden. Dit betekent dat er geen sprake is van 2 accountantscontroles per jaar. Echter vindt er mogelijk wel halverwege 2023 een afrekening plaats over de periode 1 juli 2022 tot en met 30 juni 2023.  Of een afrekening noodzakelijk is hangt af van de realisatie ten opzichte van het afgesproken aantal plekken.

In de nieuwe versie van de conceptovereenkomst is dit genuanceerd. Daar staat opgenomen: Opdrachtnemer voert geen ondersteuning uit voor inwoners van de Opdrachtgever, gefinancierd via een persoonsgebonden budget voor zorg en of ondersteuning die met deze overeenkomst wordt ingekocht.’

Dus zorg en ondersteuning welke niet is ingekocht zoals omschreven in de overeenkomst kan worden gefinancierd middels een PGB.

Ook dit onderdeel is genuanceerd in de nieuwe versie van de conceptovereenkomst. Het stuk over opschorting van betaling is eruit gehaald. We gaan niet met een maximale wachttijd werken. Er is een inspanningspassage van gemaakt.

Het eerste half jaar van 2022 wordt verantwoord volgens de productieverantwoording die ook in voorgaande jaren gold. Als het gaat om de verantwoording van de tweede helft van 2022 is door gemeenten aangegeven dat het protocol in het najaar wordt vastgesteld. Daarbij is het uitgangspunt dat er geen nieuwe informatiewens komt voor zorgaanbieders en dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij bestaande systemen, het SAP en de informatie uit het berichtenverkeer.

Eventuele aanpassingen in de lumpsum moeten worden vastgelegd. Op die manier zijn wijzigingen te herleiden en ook te verantwoorden. Hoe de verantwoording er precies uit komt te zien is in het najaar duidelijk. Het uitgangspunt is dat er geen nieuwe informatiewens komt voor zorgaanbieders en dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij bestaande systemen, het SAP en de informatie uit het berichtenverkeer.

Naar boven