In de Achterhoek wordt gewerkt met zogenaamde Start- en Stopberichten. Het 305-bericht is het ‘Start zorg’ bericht en het 307-bericht is het ‘Stop zorg’ bericht. Het aantal dagen tussen deze berichten, dus de start- en stopdatum, bepaalt uiteindelijk hoeveel dagen zorg er wordt afgerekend. Voor deze berichten gelden administratieve regels. Zie daarvoor het Standaard Administratie Protocol (SAP). Er blijkt echter onduidelijkheid over het gebruik van deze berichten. Ook blijkt uit de gegevens dat de berichten die zorgaanbieders indienen, niet altijd overeenkomen met de werkwijze in het SAP. Hoe werkt het precies?
De regels in het SAP
De Start zorg-berichten (305) zijn voor de gemeenten in de Achterhoek van essentieel belang, omdat toewijzingen zorg niet in alle gevallen leiden tot een zorgtraject. Ook geven de berichten informatie over de wachttijd van cliënten. De regels in het SAP luiden als volgt:
Start zorg
- De zorgaanbieder verzendt een bericht Start zorg (305) binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de zorg is gestart;
- De begindatum in het bericht Start zorg (305) is het moment waarop de zorgaanbieder actief begint met de zorg voor de cliënt. Een kennismakingsgesprek of oriëntatie valt hier niet onder;
- De begindatum in het Start zorg (305) ligt niet vóór de ingangsdatum van het bericht Toewijzing zorg (301);
- Zonder een bericht Start zorg (305) ziet de gemeente de Toewijzing zorg als niet ingezet en neemt de gemeente aan dat er geen zorg/hulp is geleverd;
- Een bericht Stop zorg (307) verstuurt de zorgaanbieder binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de zorg is beëindigd;
- De einddatum in het bericht Stop zorg (307) definieert de gemeente als de laatste dag dat zorg is geleverd aan de cliënt;
- De einddatum in het bericht Stop zorg (307) ligt niet in de toekomst of ná de einddatum van het bericht Toewijzing zorg (301);
- Na ontvangst van het bericht Stop zorg (307) ontvangt de zorgaanbieder van de gemeente een gewijzigd bericht Toewijzing zorg (301) met de einddatum uit het bericht Stop zorg (307). Dit is om overlap te voorkomen;
- Een foutief bericht Start zorg (305) of Stop zorg (307) dient de zorgaanbieder in te trekken alvorens een nieuw gecorrigeerd bericht wordt ingediend.
Stop Zorg
- Na een bericht Start zorg (305) volgt altijd een Stop zorg (307).
- Berichten Stop zorg (307) markeren het daadwerkelijke einde van het zorgtraject en bevatten informatie over de reden van beëindiging;
- Indien een zorgaanbieder een Verzoek om wijziging toewijzing (VOW 317) indient, dan verzoekt de gemeente de zorgaanbieder om geen stopbericht (307) in te dienen, totdat de zorgaanbieder een reactie van de gemeente heeft ontvangen op het Verzoek om wijziging toewijzing (VOW 317). Anders kan het zijn dat de toewijzing ten onrechte wordt beëindigd;
De informatie uit de berichten Start zorg (305) en Stop zorg (307), in combinatie met Toewijzing zorg (301), is belangrijke sturings- en verantwoordingsinformatie. De gemeenten gebruiken deze informatie bij kwartaalgesprekken, voor monitoring en sturing op stelselniveau en voor de verantwoording aan de gemeenteraad.
Wat gaat er niet goed?
Het komt voor dat zorgaanbieders de startdatum en de stopdatum in de 305- en 307-berichten niet invullen met het daadwerkelijke eerste en laatste behandelmoment. Dus alleen de directe tijd. Ook de indirecte tijd, administratieve voorbereiding en administratieve afsluiting van het dossier worden vaak meegeteld. Dit is niet toegestaan!
Indirecte tijd mag niet worden meegeteld in de 305- en 307-berichten.
Om dit verder te verduidelijken, is de onderstreepte tekst toegevoegd aan de betreffende regels in het SAP:
- De begindatum van het bericht Start zorg (305) definieert de gemeente als het moment waarop de zorgaanbieder actief begint met de zorg voor de cliënt. Een kennismakingsgesprek, oriëntatie, intake of voorbereidende administratieve werkzaamheden (indirecte tijd) vallen hier niet onder;
- Een Stop zorg (307) verstuurt de zorgaanbieder binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de zorg is beëindigd;
- De einddatum van het Stop zorg (307) definieert de gemeente als de laatste dag dat de zorg is geleverd aan de cliënt. Afrondende administratieve werkzaamheden (indirecte tijd) vallen hier niet onder.
Wat te doen?
De gemeenten vragen zorgaanbieders die nog niet de juiste werkwijze hanteren, om alle afgesloten dossiers opnieuw te bekijken. En om waar nodig een nieuw 305- of 307-bericht te sturen. Alleen op die manier is het mogelijk om samen tot een correcte financiële afrekening komen.
Zorg nooit gestart?
Let ook op de volgende regel in het SAP:
Zonder een bericht Start zorg (305) ziet de gemeente de Toewijzing zorg als niet ingezet en neemt de gemeente aan dat er geen zorg/hulp is geleverd.
Een intrekking van een toewijzing kan niet via het berichtenverkeer worden doorgegeven. Zorgaanbieders kunnen in dat geval een mail sturen naar de backoffice van de betreffende gemeente, zodat de toewijzing kan worden ingetrokken. Op die manier blijven de systemen zuiver en blijven alleen toewijzingen open staan die nog gestart gaan worden.
Startdatum in het JW315 bericht bij een externe verwijzing
In het SAP staat over een externe verwijzing:
Wanneer de cliënt is doorverwezen via huisarts, jeugdarts, medisch specialist, gecontracteerde vrijgevestigde of via de rechter of gecertificeerde instelling naar de zorgaanbieder, vraagt de zorgaanbieder bij de gemeente een Toewijzing zorg (301) aan via het bericht Verzoek om toewijzing (315).
De gewenste ingangsdatum van de Toewijzing zorg die de zorgaanbieder aanvraagt, is de datum waarop de cliënt zich meldt bij de zorgaanbieder. Voor de monitoring van wachttijden wordt deze datum gezien als het begin van de wachttijd van de cliënt.
De gemeenten in de Achterhoek vragen zorgaanbieders om te controleren of deze werkwijze in de praktijk wordt toegepast, zodat er een betrouwbaar beeld ontstaat van de wachttijden.
Vragen?
Zorgaanbieders kunnen voor meer informatie over de Start zorg of Stop zorg of het SAP contact opnemen met hun contractmanager bij Sociaal Domein Achterhoek.